Para apoyar la campaña de organización y liberación de almacenamiento en Microsoft 365 de la Universidad, Microsoft pone a disposición guías oficiales, tutoriales y herramientas de asistencia que pueden compartirse con toda la comunidad universitaria.

Microsoft Outlook

Respaldar información

• Exportar o respaldar correos, contactos y calendario (archivo PST)
  • https://support.microsoft.com/outlook
  • Buscar: "Exportar buzón de Outlook" o "Export Outlook data file (.pst)".

Depurar el buzón

• Reducir el tamaño del buzón y de los archivos PST/OST
  • https://support.microsoft.com/outlook
  • Buscar: "Reducir el tamaño del buzón". Explica cómo localizar correos grandes, eliminar elementos duplicados, vaciar Elementos eliminados y compactar archivos de datos.
• Administrar el tamaño del buzón
  • Incluye el uso de Limpieza del buzón, búsqueda de mensajes grandes y archivado.

Microsoft OneDrive

Respaldar archivos

• Cargar y sincronizar archivos con OneDrive
  • https://support.microsoft.com/onedrive
• Sincronizar OneDrive con Windows y Mac
  • Tutorial oficial para mantener una copia local de los archivos.

Depurar almacenamiento

• Mi OneDrive está lleno
  • Explica cómo identificar qué ocupa más espacio y liberar almacenamiento eliminando archivos innecesarios o moviéndolos a otro repositorio.
• Cómo limpiar el almacenamiento de Microsoft
  • Guía para liberar espacio tanto en Outlook como en OneDrive.

Microsoft Teams

Respaldar información importante

Los archivos compartidos en Teams realmente se almacenan en SharePoint o OneDrive, por lo que Microsoft recomienda conservar ahí la información importante antes de eliminar chats o equipos.

Depurar Teams

Se recomienda:

• Eliminar chats que ya no sean necesarios.
• Abandonar equipos inactivos.
• Eliminar archivos duplicados compartidos.
• Descargar o mover archivos importantes antes de eliminar equipos o canales.
• Archivar equipos que ya no se utilicen (administradores).

Centro oficial de capacitación Microsoft

Microsoft Learn ofrece cursos gratuitos para usuarios de Microsoft 365:

Microsoft Learn

• https://learn.microsoft.com/training/

Rutas recomendadas:

• Microsoft 365
• Outlook
• OneDrive
• Microsoft Teams
• SharePoint

Centro de soporte Microsoft 365

Portal general de ayuda:

Microsoft Support

• https://support.microsoft.com/

Desde este portal los usuarios pueden buscar temas como:

• Exportar correos de Outlook.
• Liberar espacio en Outlook.
• Sincronizar OneDrive.
• Recuperar archivos eliminados.
• Compartir archivos.
• Administrar Teams.
• Solucionar problemas de Microsoft 365.